Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Pokud jste naším členem, účastníkem systému certifikace nebo jeho absolventem nebo zákazníkem a odběratelem novinek (dale též subjekt údajů), svěřujete nám své osobní údaje. My, jako poskytovatel služeb (dale též správce údajů) zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se, prosím, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v této souvislosti.

Správce údajů
Komora certfikovaných účetních, z.s., Národní 135/14, 110 00 Praha 1, IČ: 04662975 (dále jen KCÚ) je pro účely zpracování osobních údajů správcem údajů, který stanovil účel a prostředky zpracování. V roli správce údajů zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rámci všech svých hlavních činností při poskytování členských služeb, při poskytování služeb účastníkům systému certifikace a jeho absolventům, účastníkům pořádaných akcí a při poskytování pravidelných informací zájemcům prostřednictvím elektronické komunikace. Pro zajištění provozu KCÚ zpracovává osobní údaje dodavatelů v rámci smluvních vztahů a vedení účetnictví, a dále osobní údaje zaměstnanců související s jejich pracovním poměrem.

 
Kontaktní údaje
Pokud se na nás budete chtít v průběhu zpracování údajů obrátit, můžete nás kontaktovat na e-mail: info@komora-ucetnich.cz.

Prohlašujeme
Prohlašujeme, že jako správce údajů Vašich osobních údajů splňujeme zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

• budeme zpracovávat Vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především zákonné povinnosti, oprávněného zájmu, plnění smlouvy či uděleného souhlasu,
• plníme podle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
• umožníme Vám a budeme Vás podporovat v uplatňování a plnění Vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Proč údaje potřebujeme
Vaše osobní údaje zpracováváme:
a) za účelem splnění právní povinnosti,
b) za účelem oprávněného zájmu, abychom mohli plnit úkoly:

• v souvislosti s Vašim členstvím, které nám ukládají stanovy,
• v souvislosti s Vaším zapojením do systému certifikace, které nám ukládají pravidla systému certifikace účetní profese,
• v souvislosti s Vaším absolvováním systému certifikace, které nám ukladají interní normy pro certifikované účetní,
• v souvislosti s Vaším zájmem o námi pořádané vzdělávací akce a nejste členem ani účastníkem systému certifikace.

c) pro splnění smlouvy mezi subjektem a KCÚ,
d) se souhlasem subjektu ke zpracování osobních údajů.

Jaké údaje zpracováváme
a) v souvislosti s Vaším členstvím: 

• adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, kontaktní telefon, e-mailová adresa, členské
  číslo, členské heslo, číslo účtu,
• popisné osobní údaje – profesní dovednost, odborná kvalifikace, jazykové znalosti, zaměstnavatel, pracovní pozice,
• jiné údaje – např. fotografie;

b) v souvislosti s Vaším zapojením do systému certifikace či jeho absolvováním adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, titul, datum narození, kontaktní adresa, telefon, e-mail, číslo certifikátu;
c) v souvislosti s Vaším zájmem o vzdělávací akce a nejste-li členem či účastníkem systému certifikace nebo jeho absolventem adresní a identifikační údaje - jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, telefon, e-mail (podrobněji viz organizační a smluvní podmínky).

Jak s údaji pracujeme
Osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavené bezpečnostní mechanizmy zahrnující technická, organizační a personální opatření. V návaznosti na účel zpracování jsou osobní údaje subjektů údajů vedeny v informačním systému členů, certifikovaných účetních resp. v evidencích dodavatelů, v účetních a osobních spisech.

Vaše osobní údaje poskytnuté k účelu vedení agendy členů či agendy certifikovaných účetních jsou zpracovány v kanceláři KCÚ. Z důvodu kvalitnějšího poskytování služeb provádíme profilování Vašich osobních údajů za účelem oslovení ohledně tématicky zaměřených akcí.

KCÚ při zpracování osobních údajů neuplatňuje automatizované rozhodování s využitím výhradně automatických prostředků (aplikace, software, algoritmy apod.).

Pro zajištění distribuce Bulletinu a Katalogu vzdělávacích akcí, využíváme externího zpracovatele Českou poštu s.p., kterému předáváme jméno, příjmení, titul a kontaktní adresu člena. Ochrana osobních údajů podléhá listovnímu tajemství.

KCÚ může zpracovávané osobní údaje subjektu údajů předat třetí osobě na základě zákonného titulu (zejména pro splnění úkolu vyplývajícího z právního předpisu) a v našem oprávněném zájmu příjemcům v souladu s interními normami, některé osobní údaje i veřejnosti na internetových stránkách, sociálních sítích a propagačních materiálech.

Jak dlouho údaje uchováváme
KCÚ uchovává dokumenty obsahující osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z členství, z titulu absolventa systému certifikace, ze smlouvy, z pracovního poměru a dále po dobu, po kterou je povinen údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. Tyto doby jsou upřesněny interní normou. Po uplynutí stanovené doby budou dokumenty obsahující Vaše osobní údaje na všech nosičích nevratně zničeny.

Jakékoli osobní údaje, které máme k dispozici pouze na základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, budou uchovávány až do okamžiku, kdy nám oznámíte, že Vámi poskytnutý souhlas odvoláváte.

Vaše práva
V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv:

• právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů,
• právu na přístup - kdykoli nás můžete vyzvat a my Vám doložíme ve lhůtě 30 dní, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a proč;
• právo na změnu a doplnění údajů v případě, že se u Vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuální nebo neúplné, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů;
• právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracováváme Vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádíme
  zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl námitku proti zpracování; 
• právo na výmaz (být zapomenut) – v případě takového požadavku vymažeme veškeré Vaše osobní údaje ze svého systému (nejpozději do deseti dnů);
• právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, pokud máte pocit, že s Vašimi údaji nezacházíme v souladu se zákonem. Uvítáme však, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat nás, abychom případné pochybení napravili;
• odhlášení ze zasílání newsletterů a nabídek vzdělávacích akcí. E-maily s informacemi či produkty a službami Vám zasíláme, na základě našeho oprávněného zájmu a Vašeho souhlasu. Odběr našich zpráv můžete zrušit stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném newsletteru.

Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: info@komora-ucetnich.cz.

Mlčenlivost
Dovolujeme si Vás ujistit, že zaměstnanci KCÚ či spolupracovníci (např. zpracovatel účetnictví), kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi.
 
Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 25. května 2018.