Účetní závěrku je povinen sestavit každý, kdo vede účetnictví. Její vymezení a rozsah je různý. Záleží na velikosti firmy, kdy "Malá s.r.o." dělá zkrácený rozsah, protože není tak velká, aby musela mít účetní závěrku ověřenou auditorem. Naopak plný rozsah musí udělat "Velká a.s.", protože je účetní jednotkou, která má vzhledem ke své zákonem předvídané velikosti povinnost nechat si účetní závěrku sestavit a ověřit auditorem.

Podobné rozdíly jsou také v povinnosti sestavit přehled o peněžních tocích, změnách vlastního kapitálu apod. Veškeré nuance v účetní závěrce však dokáže rozeznat pouze účetní, která s ní má zkušenosti. Proto je pro vás výhodné se obrátit na ty, které mají "vyšší" znalosti a zkušenosti.

Jaký je význam účetní závěrky?

Účetní závěrka je jedna ze zásadních a komplexních informací o podniku, které jsou dostupné pro širokou škálu uživatelů: stát, banka, věřitelé, investoři a samozřejmě i minoritní akcionáři. Díky ní totiž vyjde najevo, jak se společnosti vlastně daří. Jejím cílem je poskytnout informace nejen o výsledcích dosažených za dané období, ale také o stavu majetku a závazků společnosti.

Pokud jste jednatelem nebo majoritním vlastníkem, který řídí podnik, a podílíte se tím i na rozhodování, získáváte informace většinou pravidelně formou reportů nebo měsíčních výstupů z účetnictví. Přesto i pro vás je účetní závěrka důležitá, protože jen vy jste odpovědní za následující kroky, které z ní vyplývají.

Pozor je třeba dát na spoustu věcí

Je těžké vyspecifikovat, na co si dát při sestavování účetní závěrky větší pozor. Je to různé u malého vs. velkého podniku, obchodního nebo výrobního podniku, nepočítaje konsolidaci. Účetní závěrka rozhodně nepatří mezi ty snadné úkony, které lze zahrnout pod termín účetnictví, a jednoznačně mohu říci, že ne každý účetní umí bezchybnou účetní závěrku se všemi náležitostmi sestavit.

"Zejména je třeba si uvědomit, že je to komplexní dokument o podniku, v němž všechny informace mají svůj účel a jsou vhodně provázány. Proto doporučujeme spolupracovat s účetními, kteří zkušenosti mají, a vyvarovat se tak problémů v okamžiku, kdy nastává období sestavení," říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.

Účetní závěrka je obecnou povinností pro všechny, odborně řečeno, účetní jednotky. Bývá většinou v podobě tzv. "řádné", tj. jednou za 12 měsíců, kdy jejím zpracováním dojde k uzavření ročního účetního období. Společnosti, které obchodují na burze cenných papírů (emitenti), mají ze zvláštního zákona povinnost sestavovat také "pololetní" zprávy.

Samozřejmě mohou nastat i situace, např. vyplacení zálohy na podíly na zisku, kdy podnik musí sestavit tzv. "mezitímní" účetní závěrku, nebo dochází k podnikovým přeměnám, při nichž je sestavována "mimořádná" účetní závěrka v průběhu roku. Obsah účetní závěrky je vymezen v zákoně o účetnictví a v navazujících účetních vyhláškách dle typu účetní jednotky.

Odpovědný je statutární orgán společnosti

Seznámení a schválení finální podoby účetní závěrky probíhá na zasedání valné hromady, kterou dle zákona musí jednou do roka svolat statutární orgán společnosti. Statutární orgán (jednatelé, představenstvo aj.) nese obecně odpovědnost za účetnictví a z něho vyplývající účetní závěrku, tj. v ní prezentované výsledky.

V posledních deseti letech dochází k pozvolnému poklesu účetních zaměstnaných na hlavní pracovní poměr, přesto poměr externí versus interní účetní zůstává zhruba stejný, tj. cca 1/3 je zaměstnaná ve firmě. Není možné jednoznačně určit, pro jak velkou společnost se vyplatí najmout externí účetní, nebo ji naopak zaměstnat interně.  Z logiky věci ale vyplývá, že pro velké firmy se většinou vyplatí interní účetní.

Ta je pro firmu výhodná nejen svou každodenní přítomností na pracovišti (vše s ní můžete řešit osobně, má větší přehled o tom, co se ve firmě děje, doklady a mzdové náležitosti řeší flexibilně během celého měsíce), ale i tím, že veškerý pracovní čas věnuje pouze účetním záležitostem vaší společnosti. Zároveň ve větších společnostech, kde jsou daná pravidla, pracovní postupy a jasně stanovená odpovědnost, již účetní není chápána jako „ta, která shání doklady”, ale jako kvalifikovaná síla pro zpracování výstupů pro vedení společnosti a státní správu.

Účetní práce je především o zpracovávání velkého objemu dokladů, které však nejsou přímo úměrné velikosti firmy. I malá firma o dvou zaměstnancích může mít více dokladů než větší o deseti. Obecně se ale v malých společnostech vyplatí externí účetní. Pokud máte více zaměstnanců, je často výhodnější najmout externí účetní právě pro zpracovávání mezd. Personální oblast je totiž poměrně velkou administrativní zátěží a mzdové účetnictví vyžaduje i speciální odbornost v dané oblasti. Tím, že si tuto nárazovou práci zajistíte externě, nemusíte vše řešit vlastními silami.

Dalším aspektem při posuzování je zastupitelnost. Pro menší společnost může být jediná účetní rizikem v případě její nepřítomnosti. Externí účetní kancelář tak může být dobrou volbou.

Externí účetní má své výhody, mezi které patří:

• náklady na účetní software, školení, IT vybavení si platí sama a vy se tak nemusíte starat, jestli všechno funguje,
• neplatíte jí pravidelnou měsíční mzdu, ale paušál nebo podle množství dokladů,
• na vaši firmu nahlíží s větším nadhledem, její finanční management a rady, jak dále vaši firmu rozvíjet, tj. jestli na to máte, jsou realističtější,
• je většinou pojištěna proti riziku nesprávného vedení účetnictví,
• na mzdovou agendu, která je nárazová, ale složitá v krátkém časovém období, je dobré mít odborníka,
• u zpracování všech dokladů budete mít větší jistotu, že vše bude včas bez ohledu na vnější okolnosti (dovolená, nemoc), protože vztah je na úrovni klient – klient, nikoliv zaměstnanec – zaměstnavatel,
• neřešíte pojištění profesní odpovědnosti.

Kolik stojí práce účetní?

Finanční náklady na účetní, která je zaměstnaná, jsou pro firmy vždy vyšší než u externí. Na první pohled však nejde ani tak o plat, ale spíše o náklady, které jsou spojené se samotnou účetní pozicí. Ať už jde o notebook, telefon, školení nebo jen potřebu pevného pracovního místa (stůl a židle). Externí účetní má obvykle přesně stanoveno, za co odpovídá, a přesně ví, co potřebuje a co má dělat, aby úkol splnila. Nečeká tedy na zadání, čas si organizuje dle potřeb firmy a smluvních termínů. Její cena je různá, od měsíčních paušálů po ceny za položku/doklad nebo případně hodinovou sazbu. Odměna externí účetní se pak odvíjí od objemu zpracovaných dat a při jejich překročení si fakturuje více.

Celkově vás tak služby na externí účetní mohou vyjít levněji, přesto musíte být připraveni na to, že:

• není součástí firmy a s její nepřítomností musíte počítat (některé externí účetní však do firem dochází dle dohody i několikrát do měsíce),
• má více klientů, a proto odpověď na vaše e-maily nebo vyřešení vašeho požadavku nemusí být obratem,
• vaše společnost může vyrůst tak, že vás po čase účetní může odmítnout, např. z důvodu nedostatečné kvalifikace či kapacity,
• sdílíte s ní citlivá data o vaší společnosti a zaměstnancích.

Některé firmy jsou si však schopny zajistit a pořídit podklady do účetního systému samy. Účetní následně dělá pouze kontrolu a výstupy – typická je mzdová oblast, kontrola pro zpracování měsíčních DPH přiznání a kontrolních hlášení, případně měsíční závěrky. A na závěr pro vás máme ještě jednu radu. Ne každá účetní je opravdu dobrá účetní. Jedním z hledisek, které vám mohou napovědět něco o její kvalitě, jsou kvalifikace (certifikace) a samozřejmě reference.

Ohlasy na tiskovou zprávu v médiích

Na začátku prázdnin, kdy všichni využívají díky státním svátkům prodloužený víkend, účetním začíná doslova peklo. V tomto období je pro ně mnohem těžší shromáždit všechny doklady, protože ač dělá, co může, klienti jedou v prázdninovém modu a nad zákonnými povinnostmi mnoho času netráví. Zároveň už od ledna probíhají závěrky, jejichž ukončení často spadá na konec června. A na to hned navazuje zpracování mezd a čtvrtletníchDPH, což způsobí, že se účetní do konce července prostě nezastaví. Je tak pro ně logicky téměř nemožné si do začátku srpna pořádně odpočinout. V externích účtárnách zároveň panuje veliký stres, protože veškeré doklady klienti dodávají většinou těsně před termínem podání DPH a jen málokdy kompletní.

První možnost, kdy si účetní mohou oddychnout, je tak až po odevzdání DPH. Druhé období, kdy si účetní berou dovolenou, přichází na přelomu srpna a září. Tedy v době, kdy už se všichni pomalu vracejí zpět do kanceláří. Tím nejen pro účetní léto a dovolená končí. 

Sen mnohých účetní? 14 dní offline

Účetní profese je jedna z mála, kde je stálé připojení na internet a funkční mobilní síť „povinností“ i na dovolené. Podle posledních odhadů Komory certifikovaných účetních (KCÚ) je na dovolené mimo internetové připojení maximálně 25 % účetních. Pokud má účetní během své dovolené plnou zastupitelnost, může si dovolit nechat svůj notebook doma. Faktem ale zůstává, že jen málokterá účetní si troufne odjet na delší čas než týden. Tato profese prostě vyžaduje být spíš v standby režimu a mít všechno (mzdy, DPH) hotové dřív, než člověk vezme kufr do ruky. Vzít si tak dovolenou na 14 dní v kuse a být bez internetového připojení nebo telefonního signálu je tak pro většinu účetních jednoduše nereálné.

„Účetní profese je také na druhou stranu ideální prací pro freelancery. Díky postupné digitalizaci dokladů totiž mohou svou práci dělat takřka odkudkoliv a kdykoliv. Stačí mít jen internetové připojení. Pokud je klient zvyklý na online komunikaci a elektronické zasílání dokumentů, může si účetní svůj pracovní den uzpůsobit podle sebe, svých aktuálních možností a vlastně i počasí. Dovolenou jako takovou tak vlastně ani řešit nemusí,“ říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.

Konec dovolené – nejasnosti v kontrolním hlášení

To, co s velkou pravděpodobností předčasně ukončí dovolenou každé účetní, je výzva k vysvětlení nejasností v kontrolním hlášení. Pokud totiž nemá externí účetní zastupitelnost a ani možnost na dálku ověřit správnost podaného hlášení, musí se do pěti pracovních dnů dostat k potřebným dokladům a podat reakci na výzvu. Jinak jí hrozí pokuta 30 tisíc Kč. Záskok tak samozřejmě vyřeší běžné dotazy klientů, ale nadstandardní situace, které nesnesou odkladu, již nikoliv. Ať už se jedná o výše jmenované kontrolní hlášení nebo kontroly související se mzdovou agendou. Zde sice existuje možnost termín posunout, přesto však jde o komplikaci, kterou musí účetní na dovolené vyřešit. V účetní profesi i díky GDPR platí pravidla podléhající mlčenlivosti a ochraně osobních údajů, a tak žádná zastupující účetní některé náhlé komplikace prostě vyřešit ani nemůže.

Účetní profese je tak obtížná nejen na odbornost, preciznost, časovou náročnost a trpělivost, ale také na schopnost umět odpočívat a dostatečně využít volné dny.

„Domnívám se, že účetní profese bude v budoucnosti pro více lidí zajímavější právě proto, že se postupně vytratí ten klasický pohled na účetní jako na osoby, které sedí celý den v kanceláři před počítačem a mezi šanony. Účetní budoucnosti je ‘smart’. Tedy účetní, která dělá svou práci hlavně proto, že ji baví a díky digitálním technologiím ji může dělat kdykoli a odkudkoli,“ dodává Libor Vašek.

Ohlasy na tiskovou zprávu v médiích

Základním předpokladem, jak dobře účtovat kryptoměny, je především osobní zájem samotných účetních. Účetní úprava totiž není jednoznačná a je potřeba stále hledat vhodné účetní postupy, ty jsou však časově náročné. Kromě osobního zájmu musí mít účetní všeobecný účetní přehled a dokázat se orientovat v nových technologiích. Vrhnout se do účtování kryptoměn tak není dobrým startem pro začínající účetní. Jednoduše řečeno, je to podobné jako např. při účtování nemovitosti. Když člověk neví, co je nemovitost a co k ní automaticky patří, nedokáže ji správně zaúčtovat. Účtování kryptoměn přináší účetním také více práce se samotným klientem. Je důležité ho pořádně vyzpovídat a zjistit všechny relevantní informace, které jsou pro účtování důležité. Kryptoměny jsou totiž z účetního pohledu součástí peněžních prostředků, tzn. zásobou a nelze je považovat za platidlo. V kontextu účetních závěrek pak jde o kryptoaktiva. Digitální měna tak není obecně finančním nástrojem, protože nevyhovuje definicím obsaženým v Mezinárodních standardech účetního výkaznictví (IFRS). Zjednodušeně řečeno to znamená, že jejím používáním nevzniká smluvní vztah. Pokud tedy účetní dělá závěrku kryptoměn, musí najít vhodné účetní řešení, které musí být uvedeno v příloze účetní závěrky. 

Ohlasy na tiskovou zprávu v médiích

Mezi nejčastějšími důvody, proč lidé zakládají s.r.o., je vize budování značky, kterou lze v budoucnu prodat. To OSVČ může jen těžko, protože s ukončením živnosti končí i jeho „firma“. Na druhou stranu si OSVČ může ze svého podnikání brát finanční prostředky pro svou osobní potřebu, a to bez omezení. Společník s.r.o. má tuto možnost pouze jako zaměstnanec, což je pro něho do jisté míry nevýhodné. Případně si po skončení účetního roku a schválení závěrky může vzít podíl na zisku. Také vedení daňové evidence je pro OSVČ levnější a díky snazším operacím při uzavírání roku i jednodušší. OSVČ si tak často daňovou evidenci hlídají samy, aby prokázaly skutečné výdaje, nebo uplatňují výdaje procentním paušálem, jehož výše se odvíjí od druhu živnosti. Daňové přiznání tak mají rychle a levně vyřešené.

Pozor na fakturace do zahraničí

Pokud však OSVČ začne fakturovat do zahraniční, případně její roční obrat přesáhne 1 mil. Kč, je povinna přihlásit se k platbě DPH. Z toho vyplývají povinnosti jako u společnosti s.r.o. Musí tak průběžně sestavovat přiznání k DPH, podávat kontrolní hlášení, vést daňovou evidenci pro účely DPH, a to i v případě, že na konci roku bude v rámci zpracování přiznání k dani z příjmů uplatňovat výdaje paušálem. 

Společnosti s.r.o. vedou podvojné účetnictví. Z toho důvodu si většinou platí účetní, protože pro vedení účetnictví jsou nezbytné nejen dostatečné znalosti a praxe, ale i odpovídající software. Samozřejmě je možné využít online účetní programy a aplikace, avšak finální kontrola by vždy měla připadnout zkušené účetní. Podnikatel se tak „nemusí“ starat o další věci, zjednodušeně řečeno „předává pouze doklady“. Účetní se v s.r.o. stává „členem“ týmu. Dává podněty ke směřování firmy, protože přeci jen lépe „vidí“ do účetnictví. 

S.r.o. se tak vyplatí pro ty, kteří chtějí budovat firmu, pro OSVČ, které se sdružují v „partě“, která se věnuje stejné věci. Dojde totiž ke snížení jejich nákladů a zároveň se stávají firmou na trhu. Veškeré legislativní požadavky vztahující se k účetnímu vedení firmy pak hlídá a kontroluje účetní. Ta navíc, pravidelně podává i kontrolní hlášení, je-li firma plátce DPH. S.r.o. má tak smysl pro podnikatele, kteří chtějí být silnějšími partnery ve svých obchodních stycích.

Jaké jsou tak časté chyby v účetních operacích?

Zapomenuté nebo nedoúčtované doklady , které se k účetní nedostanou nebo je získá až se zpožděním. Nejčastěji jde o smlouvy, dodací listy, doklady k platbám kartou apod. S tím souvisí také často nedostatečná průkaznost účetních dokladů. Účetní obdrží např. neúplné inventurní soupisy, doklady k transakcím s vlastníky nebo pokladní doklady, které nemají souvztažnost k zaměření společnosti. Často se stává, že menší společnosti (s.r.o.) zapomínají na pořádání valné hromady a schvalování účetní závěrky. Je to právě účetní, která může na nedodané zápisy z valné hromady upozornit. Také špatně zpracovaná účetní závěrka bývá často důvodem k opětovnému otevření již vykonané práce. Nejčastěji se chyby dělají v inventurách, nesprávně či neúplně uvedených údajích v příloze v účetní závěrce nebo ve špatně uvedených pohledávkách a závazcích. S tím souvisí také špatně nastavené ocenění dlouhodobého majetku a pohledávek podle daní, např. odpisy firemních automobilů nebo osobních počítačů, či dokonce neprovedená inventarizace pohledávek, závazků a kapitálových účtů. A pokud neproběhne finální kontrola před odesláním např. datovou schránkou, problém je na stole. Nedostatky nebo chyby v účetních operacích mohou mít za následek správní sankce, nebo dokonce trestní stíhání. Bohužel se často stává, že nedostatky v účetnictví vyplují na povrch až v situacích, kdy dojde např. ke sporům mezi vlastníky nebo pojišťovna žádá průkaznou evidenci při pojistné události apod. 

Najít dobrou účetní může být problém

Najít kvalitní účetní může být někdy problém. Při hledání by se měl proto každý zaměstnavatel zaměřit na klíčové faktory, mezi které patří důraz na zkušenost účetní a reference, nikoliv na výši mzdy. Součástí smlouvy by měl být doklad o jejím profesním pojištění a v neposlední řadě, by si měl potenciální zaměstnavatel zjistit, zda se účetní pravidelně vzdělává. Jen tak totiž bude mít jistotu, že jí neunikne legislativní novinka a jeho firma nespadne do problému.

Pro zaměstnavatele je tak výhodné spolupracovat třeba s certifikovanou účetní, protože ta je trochu jiná než “klasická” účetní. Zásadní rozdíl spočívá v tom, že certifikovaná účetní usměrňuje obchodní nápady, investiční záměry zaměstnavatele a vyhodnocuje investice. Jednoduše řečeno má větší “drive” ve finančním řízení. Dále má znalosti z oboru práva, daní, auditu či oceňování. V základních záležitostech si tak poradí a rozpozná situace, kdy je vhodné přizvat odborníka. Vše výše uvedené obvykle zaručují profesní organizace, mezi které patří např. Komora certifikovaných účetních (KCÚ).

„Každému zaměstnavateli garantujeme, že účetní, kteří jsou sdruženi v naší organizaci, mají ověřenou praxi, absolvovali vzdělání v oblasti účetnictví s výsledkem ‘certifikovaná/ý účetní‘ nebo ‘účetní expert’, zároveň se dále vzdělávají v legislativních úpravách v námi organizovaných kurzech a seminářích,“ říká předseda Komory certifikovaných účetních Libor Vašek.

V neposlední řadě nesmíme zapomenout také na to, že ze strany klienta je důležitá součinnost s účetní. Jedná se především o včasné předávání všech potřebných dokumentů, sdělování informací nejen o proběhnutých skutečnostech, ale i o budoucích záměrech firmy. Protože dobrá účetní často vyhodnotí dopady do nákladů vzhledem k pracnosti, daňovým nákladům lépe než lidé z byznysu.

Odpočty? Zvýhodnění na děti

„Než se ale do vyplňování formuláře pustíte, zjistěte si, jaké daňové odpočty si můžete uplatnit. V daňovém přiznání za rok 2017 je totiž v tomto směru hned několik novinek,“ doporučuje Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních. 

Odpočet si můžete uplatnit na děti. Na první dítě je daňové zvýhodnění 13.404 korun za rok, což je stejná částka jako v roce 2016. „Na druhé dítě se ale za rok 2017 zvyšuje na 19.404 korun, na třetí a další dítě pak na 24.204 korun,“ říká Vašek. Uplatnit lze i školkovné, na každé dítě maximálně 11 tisíc korun.

„Odpočet na děti i školkovné ale může uplatnit vždy pouze jeden z rodičů. Od druhého z rodičů je třeba přiložit k přiznání potvrzení od zaměstnavatele nebo čestné prohlášení, že si daňové zvýhodnění na dítě za rok 2017 neuplatňoval,“ upozorňuje Vašek.

Odpočet na penzijní spoření, ale třeba i hypotéku

Základ daně si dále můžete snížit také v případě, že si platíte životní pojištění nebo doplňkové penzijní spoření (nebo starší produkt s názvem penzijní připojištění).

V obou případech si za rok 2017 můžete snížit základ daně maximálně o 24 tisíc korun. U penzijních produktů se však tato možnost vztahuje na vklady nad 12 tisíc korun za jeden rok. Maximální možné úspory na daních tak dosáhnete při měsíční úložce tři tisíce korun. Daňová úleva pak bude činit 3.600 korun.

Pokud splácíte hypotéku nebo úvěr ze stavebního spoření na bydlení, můžete si v rámci jedné domácnosti odečíst z daňového základu až 300 tisíc korun ročně.

Zvažte daňového poradce

Další novinka se týká živnostníků (OSVČ) využívajících výdajový paušál. V daňovém přiznání za rok 2017 mohou nově uplatnit daňovou slevu na manžela/ku s rozhodnými vlastními příjmy nepřesahujícími 68 tisíc korun a daňové zvýhodnění na děti. Tedy pokud použijí nové (nižší) „stropy“ výdajových paušálů.

Možností, které můžete využít, je hodně. Za zvážení tedy stojí například využití služeb daňového poradce.

Ohlasy na tiskovou zprávu v médiích